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Cómo gestionar una oficina de servicios de campo virtual en la pandemia

La realidad de gestionar tu empresa de servicios de campo ha cambiado radicalmente durante las últimas semanas. La pandemia del COVID-19 ha puesto el mundo patas arriba, y ha alterado totalmente la forma en que trabajamos y nos relacionamos unos con otros.

En medio de este caos, tu negocio de servicios de campo probablemente está incluido en la categoría de servicios esenciales. Eso quiere decir que puedes seguir trabajando, incluso en el caso de que tu gobierno haya decretado un período de confinamiento obligatorio durante la pandemia. Pero además de seguir prestando servicio a tus clientes, necesitas también tomar las debidas precauciones para proteger a tu equipo.

Ya hemos dado algunos consejos sobre cómo enfrentarte a la pandemia del coronavirus desde tu empresa de servicios de campo. Aquí tienes algunos más para aprender a virtualizar tu oficina, y así reducir los riesgos de contagio.

Cómo gestionar una oficina de servicios de campo virtual en la pandemia

Programación digital de proyectos

¿Todavía usas papel y lápiz en tu negocio de servicios de campo? En ese caso, probablemente estás obligando a tus trabajadores a hacer sus tareas en estrecho contacto unos con otros, lo que aumenta las probabilidades de contagiarse. Esta pandemia puede ser, irónicamente, el mejor momento para dar el paso a la gestión digital de negocios.

La mayoría de profesionales de los servicios de campo ya están usando software de gestión como Synchroteam – un sistema que te permite programar proyectos, enviar equipos, gestionar el inventario y facturar a clientes, entre otras tareas.

El software de servicios de campo digitaliza la mayor parte de tu trabajo. Esto te permite rellenar, actualizar y compartir todo tipo de papeleo sin ningún tipo de contacto físico – ni para ti, ni para tus clientes.

Adoptar una herramienta de gestión de servicios de campo tiene otros beneficios, que generalmente mejoran la productividad y aumentan el rendimiento económico de tu negocio. Así que si te sientes preparado para ello, dale una oportunidad a Synchroteam con nuestra demo gratuita!

 

Acceder a computadoras en remoto

Quizás ya tengas a la mayor parte de tu plantilla trabajando desde casa. Sin embargo, para muchos negocios de servicios de campo, el ordenador central de la oficina todavía almacena información importante. Horarios, registros de trabajos, historiales de clientes, facturas aún sin enviar… éstos y otros documentos importantes pueden ser difíciles de acceder durante la pandemia.

Por suerte, la tecnología está aquí para echarte una mano. Hay algunas herramientas de software que te permiten acceder remotamente a las computadoras que se han quedado en la oficina. Esto quiere decir que puedes consultar documentos almacenados en ellas y editarlos como si estuvieras ahí, en la oficina – sólo que realmente estás en casa.

Una de las herramientas de acceso remoto más populares es Chrome Remote Desktop. Es gratis, es muy fácil de usar y permite a cualquiera con una cuenta de Google acceder a un ordenador remoto desde otro dispositivo. Sólo ten en cuenta que se debe configurar adecuadamente en el sistema remoto, de forma que tendrás que hacer al menos un desplazamiento a la oficina antes de quedarte en casa por la pandemia.

Otro software de acceso remoto muy conocido es TeamViewer, que también se ofrece en una versión gratuita para uso personal. Puedes acceder a dispositivos remotos (tiene soporte hasta para plataformas móviles, como iOS y Android) y trabajar en ellos como si estuvieras físicamente frente a ellos.

 

Presupuestos y atención al cliente en remoto

Ahora probablemente no es el mejor momento para hacer una visita a tus clientes. Es más, a la mayoría de la gente no les hará gracia la idea de dejar entrar a alguien en casa, incluso si tienen problemas con la electricidad, el agua o el sistema de calefacción. ¿Qué hacer en estas situaciones? De nuevo, la respuesta es la tecnología.

En lugar de revisar la instalación de tu cliente en persona, una buena opción para estos tiempos de pandemia es tener una videollamada con tu cliente. Te pueden mostrar dónde está el problema, y el técnico puede evaluar si es necesario o no intervenir, e incluso generar un presupuesto al momento si es necesario. Este cálculo puede hacerse fácilmente con la mayoría de herramientas de servicios de campo, como el módulo de facturación de Synchroteam.

Además, hay un buen puñado de utilidades gratuitas con las que hacer videollamadas, muchas de las cuales además son tan populares que la mayoría de la gente ya sabe cómo usarlas: WhatsApp, Skype, FaceTime, Google Hangouts…

 

Facturación digital

Por último, pero no por ello menos importante, no hay que olvidarse del paso final en todo servicio de campo: el pago del trabajo. Una de las recomendaciones para evitar la propagación del virus en la pandemia es usar tarjetas de crédito en lugar de dinero en metálico. Por suerte, muchas herramientas de software de servicios de campo como Synchroteam ya tienen esto cubierto.

Las tarjetas de crédito son una excelente forma de pagar estos días. No tienes que intercambiarlas con nadie (no como billetes y monedas) y la puedes pasar por el terminal sin acercarte mucho a la otra persona.

Además, con el módulo de procesado de pagos incluido en Synchroteam, puedes recaudar el dinero fácilmente en el mismo emplazamiento del trabajo. Una vez se ha procesado el pago, el sistema automáticamente enviará por email al cliente un mensaje de confirmación y una copia de la factura.

La programación digital, el acceso remoto, los presupuestos por videollamada, las facturas online… Todas estas utilidades te ayudarán a seguir prestando un servicio de calidad a tus clientes mientras proteges a tu equipo de la pandemia.

 

Imagen de Dejan Krsmanovic

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