{"id":954,"date":"2017-05-02T19:29:39","date_gmt":"2017-05-02T17:29:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.synchroteam.com\/es\/blog\/?p=954"},"modified":"2019-01-21T19:19:09","modified_gmt":"2019-01-21T18:19:09","slug":"empresa-de-servicio-tecnico-sin-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.synchroteam.com\/es\/blog\/?p=954","title":{"rendered":"Una empresa de servicio t\u00e9cnico sin papel"},"content":{"rendered":"

Quiz\u00e1s \u00faltimamente le hayas dado vueltas a la idea de c\u00f3mo ahorrar papel en la oficina<\/strong>. Al fin y al cabo, el cambio clim\u00e1tico es una realidad, y una empresa de servicio t\u00e9cnico\u00a0que no usa papel puede contribuir con su granito de arena a cuidar del medio ambiente. Lo cierto es que no son s\u00f3lo las compa\u00f1\u00edas\u00a0de servicio t\u00e9cnico las que se lo est\u00e1n planteando, sino que dejar de usar papel en la oficina se ha convertido en un todo un cambio cultural<\/strong> en el mundo empresarial.<\/p>\n

\"Una<\/a><\/p>\n

La gesti\u00f3n electr\u00f3nica de datos<\/strong> es el camino que debes seguir\u00a0para ser capaz de manejar la enorme cantidad de informaci\u00f3n que produce hoy en d\u00eda cualquier empresa de servicio t\u00e9cnico. Y no se trata de\u00a0algo opcional, ya que si no cuentas con un m\u00e9todo electr\u00f3nico para gestionar datos, no podr\u00e1s aprovechar la tecnolog\u00eda al m\u00e1ximo – lo que te dejar\u00e1 en una clara posici\u00f3n de desventaja frente a la competencia<\/strong>.<\/p>\n

<\/p>\n

Ventajas de no usar papel en una empresa de servicio t\u00e9cnico<\/h2>\n

Convertir tu empresa (ya sea de climatizaci\u00f3n, telecomunicaciones o seguridad) a\u00a0la nueva mentalidad corporativa de no usar papel te permitir\u00e1 mantenerte competitivo<\/strong> en esta nueva era de los negocios basados en datos. Pero al margen de eso, hay otros beneficios<\/strong> m\u00e1s tangibles.<\/p>\n

Velocidad<\/h3>\n

\u00bfQu\u00e9 prefieres, teclear un par de palabras en un buscador para ver qui\u00e9n hizo la reparaci\u00f3n n\u00fam. 123456 el a\u00f1o pasado en Tampa, o tener que repasar manualmente 12 meses de informes generados hasta localizar al t\u00e9cnico en cuesti\u00f3n?<\/p>\n

Me lo imaginaba. La gesti\u00f3n electr\u00f3nica de informes en tu empresa de servicio t\u00e9cnico es m\u00e1s simple y m\u00e1s r\u00e1pida<\/strong>. Ya no eres t\u00fa quien tiene que hacer las b\u00fasquedas, sino el ordenador. Esto hace que las cosas funcionen m\u00e1s r\u00e1pidamente, con m\u00e1s precisi\u00f3n y de forma m\u00e1s fiable<\/strong>, lo que a la larga mejora tu productividad.<\/p>\n

Medio ambiente y espacio<\/h3>\n

Una de las primeras cosas en que piensas cuando te planteas hacer de tu empresa de servicio t\u00e9cnico una empresa sin papel es que eso sin duda contribuir\u00e1 a salvar muchos bosques<\/strong>. Desconozco el n\u00famero exacto de \u00e1rboles por a\u00f1o, pero sin duda decidir dejar de usar papel significa un ahorro considerable<\/strong> de\u00a0dicho material, y esta decisi\u00f3n seguro que tiene un impacto positivo en muchos aspectos – entre ellos, el de la naturaleza.<\/p>\n

Adem\u00e1s de eliminar el coste medioambiental de producir papel, esta decisi\u00f3n tambi\u00e9n implica decirle adi\u00f3s a la acci\u00f3n f\u00edsica de tener que almacenar toneladas de papeles<\/strong> s\u00f3lo porque contienen datos importantes.<\/p>\n

Dependiendo del tipo de empresa de servicio t\u00e9cnico que tengas, tus registros en papel pod\u00edan llegar a ocupar bastante espacio<\/strong>, y esto daba lugar a dos problemas t\u00edpicos relacionados con el almacenaje de papel: primero, disponer del espacio necesario para ello (con el coste que esto supone); y segundo, asegurarte de que este espacio es seguro<\/strong> – y rezar para que no hubiera un\u00a0incendio, o una inundaci\u00f3n, o una plaga de termitas.<\/p>\n

Aunque dejes de usar papel la seguridad sigue siendo importante<\/a>, eso por supuesto, pero es menos cara y mucho m\u00e1s f\u00e1cil de mantener<\/strong>, incluso por una sola persona.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Colaboraci\u00f3n<\/h3>\n

Esta es una de las ventajas que la gente suele olvidar: la gesti\u00f3n de informaci\u00f3n digital, sin papeles, facilita mucho m\u00e1s\u00a0la colaboraci\u00f3n<\/strong> en una empresa de servicio t\u00e9cnico, ya sea entre empleados, entre t\u00fa y tus colaboradores, o entre t\u00fa y tus clientes.<\/p>\n

Ya no importa si dos personas (o un grupo de 10) est\u00e1n en lugares diferentes, en distintos usos horarios, trabajan desde casa o desde la oficina, o incluso est\u00e1n atendiendo una salida en ese momento. Los documentos digitales y su gesti\u00f3n mediante software lo mantendr\u00e1n todo bajo control, actualizado y guardado<\/a>. As\u00ed se elimina la frustraci\u00f3n<\/strong> que todos hemos experimentado alguna vez de perder los cambios hechos en un documento al compartirlo con m\u00e1s gente, o tener que estar enviando y\u00a0recibiendo emails para hacer seguimiento de todas las actualizaciones de un documento. \u00a1Lo peor para tu productividad!<\/p>\n

Relaciones con clientes<\/h3>\n

Una vez has finalizado con \u00e9xito el proceso de dejar de usar papel en tu\u00a0empresa de servicio t\u00e9cnico, notar\u00e1s que adem\u00e1s de las ventajas que he mencionado como la del ahorro de tiempo y espacio, la mejora en la productividad de tus empleados, la\u00a0reducci\u00f3n del riesgo de perder datos y m\u00e1s, hay otra ventaja a\u00f1adida: tus clientes estar\u00e1n m\u00e1s contentos<\/strong>.<\/p>\n

Y lo estar\u00e1n porque los trabajos se har\u00e1n con mayor rapidez<\/strong>, los t\u00e9cnicos podr\u00e1n dar un servicio m\u00e1s personalizado y riguroso<\/strong>, y lo que antes eran procesos largos y complejos ahora parecer\u00e1n m\u00e1s f\u00e1ciles y eficientes. As\u00ed, mejorar\u00e1s tus relaciones con los clientes; es m\u00e1s, como mejorar\u00e1s la experiencia de tus clientes<\/strong> a lo largo de todo el proceso (gracias a la eficacia a\u00f1adida de manejarlo todo en formato digital en lugar de papel), mejorar\u00e1s tambi\u00e9n la important\u00edsima experiencia del cliente<\/a>.<\/p>\n

C\u00f3mo dejar de usar papel en tu\u00a0empresa de servicio t\u00e9cnico<\/h2>\n

Lo m\u00e1s probable es que ya hayas dado alg\u00fan paso hacia una\u00a0empresa de servicio t\u00e9cnico sin papel. Por ejemplo, puede que ya uses un sistema de facturaci\u00f3n digital<\/strong> (y env\u00edes tus facturas en PDF) o que hayas implantado un sistema de CRM<\/a> para gestionar a tus clientes. De hecho, usar facturas digitales es una de las\u00a0formas m\u00e1s sencillas de empezar a convertir tu empresa en una empresa sin papel, y una de las m\u00e1s recomendadas como primer paso.<\/p>\n

Para continuar desde ah\u00ed, echa un vistazo a las herramientas<\/strong> que usas. \u00bfLas est\u00e1s aprovechando al m\u00e1ximo? Si es una herramienta de pago, llama al servicio de atenci\u00f3n al cliente y diles que quieres dejar de usar papel y necesitas aprovechar al m\u00e1ximo todas las funciones de la herramienta para que te ayude en el proceso.<\/p>\n

\u00bfUsas Synchroteam<\/strong>? Ll\u00e1manos o escr\u00edbenos<\/a>, y ver\u00e1s qu\u00e9 sencillo es todo. Una vez te familiarices con las herramientas que usas, eval\u00faa nuevas herramientas siempre con la vista puesta en una menor dependencia del papel. \u00bfSe adaptan a tu sistema? \u00bfTe ayudar\u00e1n a reducir tu consumo de papel?<\/p>\n

APIs<\/h3>\n

Cuando est\u00e9s probando estas nuevas herramientas, quiz\u00e1s notes que algunas de ellas te animan a usar su API<\/strong>. API son las siglas de Application Program Interface<\/em>. En t\u00e9rminos muy b\u00e1sicos, una API permite que el c\u00f3digo de una aplicaci\u00f3n “se entienda” con el de otra aplicaci\u00f3n, permiti\u00e9ndole a la una aprovechar funciones de la otra y viceversa. Esto es justo lo que sucede cuando, por ejemplo, una app te muestra tu ubicaci\u00f3n en Google Maps, o una aplicaci\u00f3n de agenda permite crear recordatorios basados en tu correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

La raz\u00f3n porque las APIs son tan importantes en tu camino hacia la empresa sin papel es que si todas tus herramientas, en un futuro no tan lejano, pueden comunicarse entre s\u00ed<\/strong> y compartir funciones, toda la cadena de servicios podr\u00e1 mantenerse “en la nube” – en lugar de quedarse, simplemente, en tu escritorio.<\/p>\n

Consejos pr\u00e1cticos<\/h3>\n

Para m\u00e1s consejos<\/strong> sobre el\u00a0tema, este art\u00edculo de Optsy<\/a> tiene algunas buenas ideas y sugerencias. Una\u00a0de mis favoritas es\u00a0la de empezar por eliminar las impresoras<\/strong> y otras herramientas relacionadas con el papel de tu oficina. Ser\u00e1 duro acostumbrar a los empleados de m\u00e1s edad a una vida sn papel, y eliminar estos recordatorios visuales puede ayudar al cambio de h\u00e1bitos.<\/p>\n

En este art\u00edculo tambi\u00e9n se recuerda una cosa importante: asegurarse de que todos los manuales de consulta y formaci\u00f3n necesarios para tu\u00a0empresa de servicio t\u00e9cnico est\u00e9n disponibles en formato digital de calidad<\/strong> (por ejemplo, PDF). Esto facilitar\u00e1 que la gente los pueda leer y usar en cualquier sitio, y esperemos, los prefiera a una versi\u00f3n en papel. \u00a1Para m\u00e1s consejos, no olvides echarle un vistazo al art\u00edculo!<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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